Penghargaan Audit Mutu Internal (AMI) dan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) UII Kepada PSPA

Sistem mutu merupakan sistem yang amat penting untuk diimplementasikan terutama dalam pelayanan pendidikan tinggi. Pemenuhan kelengkapan sistem mutu harus senantiasa ditingkatkan dan disempurnakan untuk mewujudkan kualitas pelayanan yang baik. Salah satu perangkat sistem mutu yang harus disiapkan adalah Prosedur Kerja (PK) dan Instruksi Kerja (IK).

 

Dokumen PK dan IK merupakan bagian yang penting dari audit mutu internal (AMI). Belum sempurna dan lengkapnya dokumen PK dan IK pada prodi Profesi Apoteker UII mendorong dilaksanakannya kegiatan Workshop Penyusunan PK dan IK. Workshop yang dilaksanakan di gedung laboratorium terpadu FMIPA (19/3) ini ditujukan untuk pengelola Prodi Profesi Apoteker, Staf Prodi Profesi Apoteker, dan seluruh Kadiv di FMIPA UII. Pembicara yang dihadirkan dalam workshop ini yaitu Ir. Faisol AM, MS, selaku Kepala BPM UII. Dengan dilaksanakannya kegiatan tersebut diharapkan peserta dapat menyusun dan mengevaluasi dokumen PK dan IK. Tersedianya dokumen PK IK yang berkualitas diharapkan akan dapat meningkatkan kualitas pelayanan.

Sebelum diadakan workshop tersebut, Program Studi Profesi Apoteker (PSPA) UII telah menerima penghargaan audit mutu internal (AMI) dan implementasi sistem penjaminan mutu (SPM) untuk kategori Program Pasca di Universitas Islam Indonesia oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) (14/3). Penghargaan ini sebagai bentuk apresiasi akan kinerja unit dan auditor dalam proses AMI dan SPM di UII. Selain kepada PSPA UII, Badan Penjaminan Mutu (BPM) UII juga memberikan reward kepada unit Divisi, Fakultas, Program Studi (Prodi), Program Pasca, Diploma Tiga, Program Profesi, dan Auditor terbaik berdasarkan hasil AMI 2013 dan implementasi SPM UII 2014. Adapun tujuan reward tersebut tidak lain untuk meningkatkan dan memupuk semangat serta menumbuhkan rasa bersaing dalam implementasi SPM dan pelaksanaan audit di UII.

Sebagaimana disampaikan dalam UII news (www.uii.ac.id), Prof. Dr. Edy Suandi Hamid, M.Ec (Rektor UII) menyampaikan bahwa pemberian reward tersebut dinilai sejalan dengan mekanisme kerja di UII yang konsisten menjalankan prinsip reward and punishment dalam bekerja, sehingga adanya reward kali ini tidak lain untuk memberikan apresiasi dan motivasi kepada yang diberi amanah. ”Reward and punishment untuk memberikan apresiasi dan motivasi kepada siapa saja yang diberi amanah di UII, namun ada tidaknya reward saya harapkan AMI dan kinerja terbaik dalam bekerja harus tetap dilakukan,” ungkapnya di Gedung Kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito, Kampus Terpadu UII, Jum’at, (14/3).

Berkenaan dengan AMI sebagai salah satu model sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (SPM PT), Prof. Edy menyampaikan bahwa UII sudah lebih dahulu  mengimplementasikan implementasi SPM-PT bahkan sebelum ditetapkan oleh Direktorat Pendidikan Tinggi (Dikti), dengan kata lain UII telah lebih dulu dibanding yang lain dalam mempraktikan penyelenggaraan pendidikan yang berdasarkan sistem pengendalian kualitas yang harus dipenuhi didalam manajemen PT atau quality assurance. Bahkan dalam perjalanannya SPM UII pernah menjadi yang terbaik diantara perguruan tinggi negeri dan perguruan tinggi swasta seluruh Indonesia. Oleh karenanya tidak berlebihan jika AMI UII menjadi salah satu yang diunggulkan. ”Tahun 2008 SPM kita menjadi yang terbaik, sehingga ini menjadi benchmarking UII,” katanya.

Dalam sumber yang sama (www.uii.ac.id), Kepala BPM UII Ir. Faisol AM, MS menyampaikan, penetapan hasil kinerja terbaik didasarkan atas kriteria hasil audit mutu internal, legalitas dan kesesuaian format dokumen Wewenang dan Tugas (WT), Sasaran Mutu Unit (SMU), dan Daftar Dokumen Mutu (DDM), dan ketersedian dan kesesuaian format dokumen Prosedur Kerja (PK). Sementara untuk kinerja auditor terbaik parameter dan bobot atau kreteria yang digunakan  meliputi kelengkapan isian materi audit (Borang AMI, Form Temuan, Rekap Temuan, Laporan Sementara, Presensi Auditor), hasil penilaian berdasarkan kuisioner auditee atas kinerja auditor, ketepatan waktu penyerahan hasil audit, dan keaktifan auditor dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh BPM, dapat berbentuk rapat ataupun pelatihan. “Semua penilaian tersebut dilakukan secara fair dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga reward ini sudah tepat pemberiannya,” terangnya.

Ia menyebutkan, pemberian penghargaan tersebut adalah untuk kali kedua setelah ditahun 2013 juga dilakukan penghargaan serupa. Ia pun dalam periode kepemimpinan yang akan datang, capaian prestasi yang telah diraih dalam implementasi SPM dapat dipertahankan dan bahkan ditingkatkan, sehingga akan berdampak bagi kemajuan UII dan UII akan selalu dijadikan rujukan bagi Perguruan tinggi di Indonesia di dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu. “Sebelumnya pemberian serupa juga telah dilakukan pada tahun 2013, jadi ini yang kedua,” ungkapnya.

Pemberian reward bagi kinerja terbaik hasil AMI  dan implementasi SPM UII  tahun 2014 untuk unit ditingkat rektorat diraih oleh Direktorat Keuangan dan Anggaran, unit di Fakultas diberikan kepada Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan (FTSP), kemudian unit program studi (Prodi) adalah Prodi Manajemen Fakultas Ekonomi, unit program pascasarjana dan program profesi diberikan kepada  Program Profesi Apoteker, unit divisi fakultas diraih oleh divisi administrasi dan rumah tangga FTSP, sedangkan auditor terbaik diraih oleh Dra. Rahmani Timorita Yulianti, M.Ag (sumber: www.uii.ac.id).